Personalakten enthalten zahlreiche Dokumente wie Arbeitsverträge, Versicherungspolicen, Sozialversicherungsnachweise oder Gehaltsabrechnungen. Diese müssen über einen langen Zeitraum aufbewahrt werden – Belege zu Ansprüchen auf Leistungen aus der betrieblichen Altersversorgung nach § 18a BetrAVG beispielsweise für 30 Jahre. Bei mittelständischen Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern kommen da schnell einige Regalmeter zusammen. Doch der Platzbedarf bildet bei papierbasierten Personalakten noch die geringste Herausforderung. Hinzu kommen die Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien und insbesondere der Fachkräftemangel.
Personalakten erfordern besonderen Schutz
Weil Personalakten sensible Daten beinhalten, müssen sie vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Arbeitgeber haben dafür Sorge zu tragen, dass nur ein eng definierter Personenkreis Einsicht nehmen kann. Diese und weitere Grundsätze hat das Portal datenschutz.org formuliert. So müssen papierbasierte Personalakten in verschlossenen Räumen oder Schränken aufbewahrt werden, was mit einem organisatorischen Aufwand verbunden ist. Hingegen sind digitale Personalakten durch in einem HR- oder Dokumenten-Management-System hinterlegte Berechtigungen vergleichsweise einfach vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Fachkräftemangel in Deutschland spitzt sich zu
Und dann wäre da der Fachkräftemangel. Wussten Sie, dass im Jahr 2023 in Deutschland über alle Branchen hinweg 570.000 Stellen nicht besetzt werden konnten? Das ist das Ergebnis einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln e. V. und bedeutet einen Umsatzverlust von 49 Milliarden Euro. Da in den kommenden Jahren die geburtenstarken Jahrgänge, die so genannten Babyboomer, in Rente gehen, dürfte sich der Fachkräftemangel noch verschärfen, so das Institut weiter.
Daher sind Personalabteilungen heute mehr denn je gefordert, sich um Aufgaben wie Talentmanagement, Recruiting und Mitarbeiterentwicklung zu kümmern. Doch aufgrund fehlender Digitalisierung sind sie stattdessen häufig mit dem Büro-Dreikampf „Kopieren – Lochen – Abheften“ beschäftigt. So gaben im Rahmen einer aktuellen Studie des Digitalverbands Bitkom nur 17 % der befragten Unternehmen an, im Personalwesen ein Digitalisierungsprojekt voranzutreiben. 78 % verneinten die Existenz eines solchen Projektes.
Das ist ein bedenkliches Ergebnis, denn die Vorteile einer digitalen Personalakte liegen auf der Hand: Alle Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen zentral und auf Knopfdruck zur Verfügung. Dadurch verkürzen sich die Bearbeitungszeiten, da das Zusammensuchen von Dokumenten entfällt – ebenso wie deren Abheften. Der Zugriff auf einzelne Bestandteile einer Akte wird zusätzlich durch eine einheitliche Struktur beschleunigt. Als weiterer Vorteil können die Dokumente auch langfristig platzsparender und sicherer aufbewahrt werden als ihr papierbasiertes Pendant.
Outsourcing der Digitalisierung von Personalakten
Damit sich Ihre HR-Abteilung ihren wesentlichen Aufgaben widmen kann, empfiehlt es sich, die Akten durch einen professionellen Dienstleister wie uns digitalisieren zu lassen. Unsere ISO-Zertifizierung belegt, dass wir die DSGVO vollumfänglich erfüllen, zudem geht unserer Service weit über die Digitalisierung hinaus. So stellen wir Ihnen beispielsweise ein elektronisches Archiv über einen gesicherten Webzugriff zur Verfügung. Das heißt, Ihre Mitarbeiter können Dokumente genauso einsehen, als wären diese auf Ihrem Server abgelegt. Dabei definieren Sie, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Das Hosting erfolgt in unserem gesicherten Rechenzentrum in Hamburg-Bergedorf, das wir Ihnen gern zeigen.
Fazit
Eine erfolgreich eingeführte digitale Personalakte schafft Mehrwert und Zeitersparnis im Unternehmen. Denn der mobile, standortunabhängige Zugriff auf die Akten, die schnellere Verfügbarkeit von Informationen sowie die gewonnene Sicherheit und Zeit erleichtern die Arbeit von Personalmitarbeitern und Führungskräften. Entlastet von administrativen Tätigkeiten, ist Ihre HR-Abteilung für Herausforderungen wie den Fachkräftemangel gewappnet.
Wenn auch Sie von den Vorteilen digitaler Personalakten profitieren möchten und Ihre HR-Spezialisten sich wieder verstärkt ihren personenbezogenen Aufgaben widmen sollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
