Im Rahmen einer aktuellen Bitkom-Umfrage gaben 58 Prozent der Unternehmen an, dass Wettbewerber, die frühzeitig auf Digitalisierung gesetzt haben, ihnen voraus sind. Diese nüchterne Einschätzung ist zweifellos richtig und sollte Unternehmen dazu ermutigen, der Digitalisierung eine strategische Priorität zuzuweisen.
„Nicht die Großen fressen die Kleinen, sondern die Schnellen überholen die Langsamen“, lautet ein bekanntes Zitat des ehemaligen BMW-Managers Eberhard von Kuenheim. In der heutigen Zeit des harten Wettbewerbs gilt dies mehr denn je, insbesondere im Kontext der Digitalisierung. Klar ist: Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, kann von digitalen Geschäftsprozessen profitieren. Zu den Vorteilen zählen vor allem eine höhere Geschwindigkeit bei der Informationsverarbeitung, geringere Kosten und die Entlastung der Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten. Besonders deutlich wird dies an den Beispielen des digitalen Posteingangs, der Rechnungsverarbeitung und der Aktenverwaltung.
Digitale Eingangspost als optimale Grundlage von Prozessen
Unternehmen erhalten nach wie vor eine Vielzahl von Briefen wie Kundenanfragen, Bestellungen oder Auftragsbestätigungen, die zeitnah bearbeitet werden müssen. Werden diese Schreiben händisch von Abteilung zu Abteilung transportiert, geht unnötig Zeit verloren. Kunden sind verärgert, weil sie erst nach Tagen oder gar Wochen eine Antwort auf ihre Anfrage erhalten, und Aufträge werden nicht termingerecht bearbeitet, um nur zwei Nachteile zu nennen. Digitalisierte Dokumente hingegen können direkt den zuständigen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt oder in weiterverarbeitende Systeme hochgeladen werden.
Für Unternehmen mit einem hohen täglichen Posteingangsvolumen empfiehlt es sich, einen Dienstleister mit der Digitalisierung zu beauftragen. Andernfalls müssen Mitarbeiter viele wertvolle Stunden am Scanner verbringen. Zudem können professionelle Dienstleister die eingehenden Dokumente nicht nur digitalisieren, sondern auch mit zusätzlichen Informationen anreichern, welche die Bearbeitung beschleunigen. Dazu gehören beispielsweise ausgelesene Kunden- oder Lieferantendaten, die direkt in Anwendungen übernommen werden können.
Die Vorteile:
- Digitaler, rasch bereitgestellter Posteingang, der die Mitarbeiter entlastet
- Schnellerer Zugriff auf Dokumente
- Kurze Reaktionszeiten bei An- oder Rückfragen
- Optimierte Kommunikation mit Kunden und Lieferanten
Den hybriden Rechnungseingang effizient verarbeiten
Seit Anfang 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht, die eigentlich die Unternehmen entlasten soll. Allerdings sind Rechnungsempfänger seitdem mit zusätzlichen Herausforderungen konfrontiert. Sie erhalten Rechnungen nunmehr nicht nur auf Papier oder als einfache PDF-Datei, sondern auch als XRechnung oder im ZUGFeRD-Format. Insbesondere die Verarbeitung des XML-Datensatzes gestaltet sich nicht gerade trivial. Zudem zeigen Erfahrungen aus dem ersten Quartal dieses Jahres, dass elektronische Rechnungen fehlerhaft ausgestellt sein können, etwa Mengen- oder Preisabweichungen, falsche Bestellnummern oder unklare Kreditorennamen enthalten. Aus diesem Grund müssen sowohl XRechnungen als auch der in ZUGFeRD-Rechnungen enthaltene XML-Datensatz empfängerseitig visualisiert werden, um sie auf ihre Richtigkeit überprüfen zu können.
Es erfordert also einiges an Know-how, um E-Rechnungen zu verarbeiten, wenngleich deren Anteil noch immer recht gering ist. Parallel dazu gehen weiterhin die Rechnungen auf Papier oder als PDF-Datei ein. Auch hier können professionelle Dienstleister unterstützen, indem sie die Rechnungen aus unterschiedlichen Quellen transparent und rechtssicher verarbeiten, d. h. mit Bestellinformationen abgleichen und die ausgelesenen Daten automatisch in die Buchhaltungssoftware übertragen.
Die Vorteile:
- Automatisierter Rechnungseingang, der Mitarbeiter entlastet
- Kurze Durchlaufzeit von Rechnungen (Nutzen von Skonto-Optionen)
- Cashflow-Optimierung
- Archivierung gemäß gesetzlichen Vorgaben
- Geringere Kosten
Aktendigitalisierung spart nicht nur Platz
Nicht selten bewahren Unternehmen ihre Rechnungen, Verträge oder Personalunterlagen immer noch papierbasiert in Aktenordnern auf. So können im Laufe der Jahre aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen einige Regalmeter zusammenkommen. Doch nicht nur der steigende Platzbedarf ist ein Nachteil der analogen Archivierung. Oftmals müssen Mitarbeiter auch mehr Zeit für die Suche nach Dokumenten aufwenden als für deren Bearbeitung. Zudem ist der Büro-Dreikampf „Kopieren – Lochen – Abheften“ ein Zeitfresser, der wertschöpfende Tätigkeiten verhindert. Und nicht zuletzt: Wenn Akten aus dem Archiv entnommen werden, stehen sie den Kollegen nicht mehr zur Verfügung.
Digitale Akten schaffen im Unternehmen spürbaren Mehrwert, indem sie Zeit sparen und die Effizienz steigern. Der mobile, ortsunabhängige Zugriff, die schnelle Verfügbarkeit von Informationen sowie die erhöhte Sicherheit erleichtern die Arbeit und reduzieren den administrativen Aufwand. Da Unternehmen in der Regel nicht über das technische Equipment und das Know-how für eine effiziente Digitalisierung ihrer Aktenberge verfügen, lohnt es sich häufig, diese Aufgabe an einen kompetenten Dienstleister zu delegieren.
Die Vorteile:
- Beschleunigter Zugriff auf Dokumente
- Effektive Raumnutzung durch Abbau störender Papierlager
- Aufbereitung der generierten Daten zur systematischen Weiterverwendung
Fazit:
Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein pragmatischer Ansatz für Unternehmen, um Prozesse zu beschleunigen und vorhandene Ressourcen optimal zu nutzen. Diese und weitere Vorteile zahlen direkt auf eine höhere Wettbewerbsfähigkeit ein.
Der Weg zur Digitalisierung ist unkompliziert. Mit uns haben Sie einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite, der über umfassendes Know-how aus zahlreichen Projekten verfügt. Wir haben bereits viele Unternehmen erfolgreich von ihren Aktenbergen befreit und verarbeiten ihren täglichen Post- und Rechnungseingang reibungslos und zuverlässig.
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