Märkischer Kreis

Um ihre Prozesse zu automatisieren und gleichzeitig § 9 des E-Government-Gesetzes zu entsprechen, verfolgt die Verwaltung des Märkischen Kreises (NRW) das Ziel, sich vollständig digital aufzustellen. Dazu müssen u. a. die bis dato papierbasierten Bestandsakten in den jeweiligen Fachämtern elektronisch zur Verfügung stehen. Das Initialprojekt bildete die Digitalisierung der Ausländerakten, die bei einer ersten Bestandsaufnahme mit rund 19.000 Stück zu Buche schlugen. Da im Projektverlauf weitere Ausländer in den Märkischen Kreis zogen, stieg die Zahl schließlich auf etwa 20.000 Akten mit insgesamt 1,7 Millionen Dokumenten.

„Da wir selbst nicht über die erforderlichen personellen Ressourcen bzw. die nötige Scanstelle verfügen, haben wir die Cocq Datendienst GmbH damit beauftragt, die Bestandsakten zu verarbeiten“, erzählt Benjamin Richter, Projektleiter DMS beim Märkischen Kreis, und erläutert: „Die Entscheidung fiel zu Gunsten Cocqs, weil wir bereits in der Vergangenheit mit dem Unternehmen Digitalisierungsprojekte erfolgreich realisiert hatten.“

Nach der Auftragserteilung im April 2021 machte sich der Full-Service-Dienstleister sofort an die Arbeit. Im ersten Schritt wurden auf Basis einer Stammdatenliste sogenannte Leitbelege erstellt, die bestimmte Stammdaten der Ausländer und einen entsprechenden Barcode beinhalteten. Diese Leitbelege hefteten die Mitarbeiter des Märkischen Kreises als Deckblatt in jede Ausländerakte ein. Cocq Datendienst holte dann die Akten aus Lüdenscheid in mehreren Chargen ab und scannte dabei die Barcodes. Damit war allen Projektbeteiligten bekannt, welche Ausländerakten zu welchem Zeitpunkt von Cocq Datendienst abgeholt worden waren.

Unmittelbar nach Eintreffen in der Produktionsstätte bereitete Cocq Datendienst zunächst die Akten für die Digitalisierung vor und entfernte Büroklammern bzw. Tackernadeln. Außerdem wurde das Material im Hinblick auf etwaige Urkunden oder gültige Ausweispapiere gesichtet. Bei deren Auffinden fertigte der Scandienstleister Kopien an und gab die Originale zurück an den Märkischen Kreis. Im Anschluss wurden die Akten inklusive der Barcodes auf den Leitbelegen gescannt. „Da bekannt war, wie viele Leitbelege in welchem Karton bei der Abholung ausgangsregistriert wurden, konnten wir zu jeder Zeit überprüfen, ob alle Akten von uns korrekt verarbeitet wurden“, erläutert Marc Ebel, Produktionsleiter bei der Cocq Datendienst GmbH.

Das Ergebnis waren farbige PDF/A-Dateien, die im Volltext auslesbar sind und deren eindeutige Bezeichnungen sich zum Teil aus den hinterlegten Stammdaten in den Barcodes ergaben. Für die spätere Integration in das Dokumenten-Management-System Doxis der SER GmbH wurden die erzeugten digitalen Akten außerdem jeweils um eine mitgelieferte Zusatzdatei mit den Stammdaten ergänzt, um diese beim Import den PDF-Dateien zuzuordnen.

„Cocq Datendienst hat aus Performance-Gründen dafür gesorgt, dass die Dateien eine Größe von jeweils 300 MB nicht überschreiten, und stattete sie zusätzlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur aus“, so Benjamin Richter. „Letzteres war für uns besonders wichtig, um sicherzustellen, dass die Digitalisate dem Original entsprechen, sodass wir die papierbasierten Akten vernichten können.“

Nach der Digitalisierung wurden die Dateien an das kommunale Rechenzentrum Südwestfalen-IT (SIT) und dort in das gehostete DMS übermittelt. Auch hierbei spielte der Sicherheitsaspekt eine wichtige Rolle, dem Cocq durch technische Vorkehrungen Rechnung trug. Denn die Übertragung erfolgte über eine sichere Serververbindung in ZIP-Containern, die mit einer Prüfsumme versehen waren, die wiederum das Rechenzentrum mithilfe einer eigenen Berechnung gegenüber Cocq Datendienst bestätigen musste. Dieser Mechanismus attestierte, dass die Dateien einwandfrei übertragen und unversehrt empfangen wurden. Abschließend lagerte der Dienstleister die Papierakten bis zur Vernichtungsfreigabe ein, in deren Zuge auch alle digitalen Informationen gelöscht wurden.

Im Laufe des Projekts kam es gelegentlich vor, dass der Märkische Kreis Ausländerakten, die sich gerade bei Cocq Datendienst befanden, innerhalb kürzester Zeit benötigte.

„Wenn eine solche Anfrage kam, haben wir die betreffende Akte ‚vorgezogen‘ und innerhalb von zwei Stunden digital zur Verfügung gestellt“, berichtet Marc Ebel.