WBG Süderelbe

2022 entschied sich die Wohnungsbaugenossenschaft, ihre Verwaltung zu digitalisieren, um Abläufe effizienter zu gestalten und sich insgesamt flexibler aufzustellen. Im Zuge dessen wurden auch innerhalb des ERP Systems  digitale Rechnungs- und Posteingangsprozesse eingeführt sowie das Mieterportal „MeineSüderelbe“ bzw. eine gleichnamige App eingeführt. Dort können Mieter unter anderem ihre aktuellen Vertrags- und Wärmeverbrauchsdaten sowie wichtige Dokumente einsehen. Ein zentraler Baustein dieser Transformation war die Digitalisierung der vorhandenen papierbasierten Mieterakten. Hierbei handelte es sich um rund 9.000 Akten überwiegend zu Wohnungen, aber auch zu Ladengeschäften, Büros, Garagen oder Stellplätzen. Sie beinhalteten unter anderem Urkunden, Mietverträge, Grundrisse, Wohnraumberechnungen, Bau- und Küchenpläne, Nebenkostenabrechnungen und Übergabeprotokolle. Insgesamt betrug das Volumen etwa 600.000 Dokumente.

Grundsätzlich sollte jede Akte in einer PDF-Datei gespeichert werden. Darüber hinaus war es erforderlich, Mietverträge, Grundrisse, Wohnraumberechnungen und Küchenpläne jeweils zusätzlich in einer separaten farbigen PDF-Datei zu erfassen. „So können wir auf die Grundrisse, Wohnraumberechnungen und Küchenpläne schneller zugreifen, um sie bei einer geplanten Neuvermietung direkt in das Inserat zu integrieren“, erläutert Christian Mengler, Vorstand der Wohnungsbaugenossenschaft Süderelbe eG, und ergänzt: „Die Mietverträge haben wir als wichtigstes Dokument zusätzlich in unserem digitalen Archivsystem in einem eigenen Ordner abgelegt.“ Auf dieses Archiv, ein Dokumenten-Management-System (DMS), können Mitarbeiter der Gesellschaft per Schnittstelle über die im Einsatz befindliche ERP-Lösung Wodis Sigma von Aareon direkt zugreifen.

Bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters, der die Mieterakten digitalisieren sollte, punktete Cocq Datendienst vor allem durch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und eine transparente Preisstruktur.

„Zudem konnte Cocq bei den persönlichen Gesprächen mit gezielten Fragen seine Professionalität unterstreichen und erhielt daraufhin den Zuschlag“, erinnert sich Christian Mengler.

Daraufhin holte der Full-Service-Dienstleister die Akten, die in Hängemappen aufbewahrt wurden, in mehreren Chargen bei der Süderelbe ab und transportierte sie zu seinem Produktionsstandort nach Hamburg-Bergedorf. Dort angekommen wurden die Akten anhand auf den Hängemappen aufgeklebter farbiger Codierungen in einem Erfassungstool registriert. So konnte Cocq protokollieren, welche Akten abgeholt wurden und in welchem Karton sich diese befanden. Die Süderelbe hatte Cocq Datendienst vor Projektbeginn eine Auflistung der Stammdaten mit sämtlichen auf den Hängemappen befindlichen Codierungen zur Verfügung gestellt. Somit war der Dienstleister in der Lage sicherzustellen, dass die erfassten Codierungen auch in der Stammdatenauflistung enthalten und alle Akten vorhanden waren. Zudem wurden die Stammdaten dafür genutzt, den digitalen Akten eindeutige Dateinamen zuzuweisen.

„Da die Mappen teilweise über mehrere Jahrzehnte genutzt worden waren, kam es außerdem vor, dass Aufkleber mit den Codierungen nicht mehr vollständig waren. Durch den Abgleich mit der Stammdatenliste konnten wir dies schnell feststellen und haben dann in die Akten geschaut, um die Codierungen zu komplettieren“, erläutert Marc Ebel, Produktionsleiter bei Cocq Datendienst.

Nach der Registrierung wurden die Akten für das Scannen vorbereitet. Dabei ging es zunächst darum, Dokumente mit personenbezogenen Daten auszusortieren, da diese nicht digitalisiert werden sollten. Hierzu gehörten Geburts- oder Sterbeurkunden sowie jene Unterlagen, aus denen sich Rückschlüsse über die finanziellen Verhältnisse ziehen lassen, wie Schufa-Einträge, Einkommensnachweise oder Kontoauszüge. So reduzierte sich das zu scannende Volumen um etwa 200.000 auf insgesamt 400.000 Dokumente. Darüber hinaus mussten großformatige Pläne aussortiert werden, um diese über einen separaten Scanner zu digitalisieren.

Eine Besonderheit dieses Projekts lag darin, die vorhandenen Kennziffern der Stammdaten zu transformieren. Konkret war Cocq Datendienst gefordert, die bisher auf den Akten verwendete Codierung in eine andere Ziffernfolge zu wandeln. Hintergrund war, dass die Süderelbe auf ein neues ERP-System umgestellt hatte, das eine neue Nummerierungsfolge vorschrieb. So entwickelte Cocq auf Basis des entsprechenden Algorithmus ein Programm, das die ursprünglichen Stammdaten automatisiert umbenannte.

Innerhalb von drei Monaten digitalisierte Cocq sämtliche Wohnungsakten der Süderelbe und hielt damit den Zeitplan ein. Benötigte die Süderelbe eine Akte, die sich gerade bei Cocq zur Bearbeitung befand, dann zog der Dienstleister diese vor und stellte sie dem Kunden unmittelbar digital zur Verfügung. Nach Abschluss der Digitalisierung erhielt die Wohnungsbaugesellschaft die Papierunterlagen zurück.

„So konnten wir noch einmal eine Qualitätssicherung vornehmen und haben anschließend die papierbasierten Akten vernichtet“, erläutert Christian Mengler.

Die Süderelbe eG ist eine Hamburger Wohnungsbaugenossenschaft mit einer 75-jährigen Tradition. Zu ihrem Bestand gehören mehr als 4.400 Genossenschaftswohnungen, davon 3.497 im Hamburger Bezirk Harburg, womit die Süderelbe dort der größte Anbieter von Genossenschaftswohnungen ist. Weitere 503 Wohnungen besitzt die Genossenschaft im Bezirk Hamburg-Mitte sowie 424 Einheiten im niedersächsischen Landkreis Harburg.